Selon les prévisions réalisées par Global Market Insights, le marché français de la gestion électronique de documents devrait croître pour atteindre plus de 5 milliards d’euros en 2024.
Les entreprises dans le domaine de la Construction, du BTP, du Génie Civil, sont toujours soumises à de fortes contraintes de délais et de logistique. Dès lors qu’un projet est lancé, une course contre la montre est engagée dans un contexte où de nombreux voire très nombreux acteurs interviennent et collaborent. Cela nécessite alors un échange constant de documents et de données. Celles-ci doivent être produites, vérifiées, communiquées, approuvées, signées, diffusées entre entreprises, la maîtrise d’œuvre, la maîtrise d’ouvrage.
A quoi sert la gestion de la documentation ?
Une solution de gestion électronique de la documentation pour le secteur de la construction permet de faciliter la gestion des projets par les professionnels de l’ingénierie. C’est un outil de collecte, stockage et d’organisation d’un grand nombre de documents et de données. C’est aussi un outil de gestion collaborative, conçu pour faciliter la collaboration entre tous ces acteurs quelle que soit leur localisation.
Concrètement, la gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. Le terme GED ou EDMS désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.
La GED met principalement en œuvre des systèmes d’acquisition, de classement, de stockage d’information, d’accès et de diffusion des documents. La GED participe ainsi aux processus de collaboration, de capitalisation et d’échange d’informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l’archivage en passant par la gestion des différentes versions.
Une GED dispose donc de fonctions de classement et de navigation mais également d’un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés.
Les 4 étapes majeures de la gestion électronique de documents
Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, traitement, stockage et diffusion.
Acquisition des documents ;
Quel que soit le moyen par lequel le document (papier ou électronique) intègre le système de gestion, il peut souvent passer par une chaîne de validation afin d’aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés[]. Le workflow lié à la validation d’un document est paramétrable et prend en compte les droits d’accès et les profils des utilisateurs du système.
Le traitement des documents ;
Cette étape constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation.
Le stockage des documents
Cette étape est incontournable car le support de stockage doit être adapté, l’organisation du stockage peut être prévue selon différents critères (type de contenu, provenances, …)
La diffusion des documents ;
Cette étape peut se réaliser par internet ou intranet. Cette étape est centrale car l’amélioration de l’accès à l’information constitue une priorité pour les acteurs du projet.
Gestion documentaire dans le BTP : les tendances du marché
Les solutions de gestion de contenu intègrent de plus en plus de fonctionnalités collaboratives, comme la possibilité de créer des communautés et d’échanger des informations et documents.
On observe également de nouvelles tendances notamment dans le domaine des SaaS (Logiciels en tant que Services) avec l’apparition de solutions plus spécifiques telles que les logiciels de collecte de documents.
Tout ce qui est mis en place pour la gestion documentaire d’un projet de construction doit permettre d’optimiser les processus afin de gagner en délais et en productivité.
