Réfléchir aux facteurs qui jouent un rôle fondamental sur le développement des universités et des écoles de l’enseignement supérieur, c’est aussi s’interroger sur les nouveaux logiciels qu’offre l’univers numérique. Les outils actuels sont-ils suffisants à l’heure où l’enseignement à distance n’est plus une option ? Correspondent-ils aux besoins des étudiants de la génération Z ? Ne serait-il pas judicieux de changer les outils informatiques et notamment les logiciels de gestion de l’enseignement supérieur pour améliorer plus rapidement la performance et l’efficacité des établissements ?
Le casse-tête de l’administration dans les établissements d’enseignement supérieur
Oui, il faut digitaliser l’enseignement supérieur et nombre d’établissements consacrent un budget toujours plus important à l’évolution de leur environnement digital, notamment sur la dimension pédagogique. Mais faut-il réaliser ces investissements au détriment de ceux ayant pour vocation d’améliorer la simplicité et la rapidité de l’administration ? Il a en effet été prouvé à maintes reprises que la productivité administrative jouait un rôle aussi fondamental que la pédagogie dans la capacité d’attraction de nouveaux candidats et qu’à l’inverse, une trop grande complexité administrative rebutait les étudiants. Et pourtant, les universités et les écoles continuent d’utiliser des logiciels de gestion administrative parfois obsolètes et qui ralentissent souvent la circulation des informations, voire complexifient, la moindre procédure administrative…
Il est donc urgent de bâtir l’enseignement supérieur du 21ème siècle car grâce aux logiciels de gestion adaptés pour les universités et écoles de l’enseignement supérieur, il est désormais possible de :
- Automatiser la validation des dossiers administratifs ;
- Déléguer la saisie des dossiers des étudiants ;
- Envoyer automatiquement des relances ;
- Gérer le suivi des dossiers et des listes d’attente plus rapidement ;
Ces nouvelles solutions améliorent considérablement le travail du personnel administratif et automatisent les tâches secondaires comme la transmission des emplois du temps aux intervenants par exemple. Résultat : les équipes administratives pourront se concentrer sur l’essentiel : aider les étudiants rencontrant des difficultés, piloter les processus métiers, etc.
Faire évoluer tous les outils numériques au service de l’établissement mais aussi des étudiants
La surprise, face à ce constat, c’est que des solutions pérennes et efficaces existent déjà dans le cadre de la transformation digitale, et certaines disponibles dans le Cloud avec tous les avantages que cela apporte. En effet, plusieurs logiciels conçus spécialement pour les universités et les écoles d’enseignement supérieur sont déjà disponibles en mode Cloud sur le marché et pourraient permettre de gagner énormément de temps sur les formalités administratives. Car dans la plupart des cas, le niveau réel d’automatisation des procédures administratives est encore largement en deçà des attentes, surtout au regard du développement technologique de ces dernières années.
C’est vrai, le temps où les élèves faisaient la queue pendant plusieurs dizaines de minutes devant les secrétariats ou les bibliothèques est désormais révolu. Non seulement les établissements doivent maîtriser les jauges d’accueil en présentiel mais plus personne ne veut attendre ! C’est pourquoi les solutions de comptage et réservation de place en bibliothèques ont le vent en poupe ! Elles permettent aux étudiants de connaître en temps réel la fréquentation de la bibliothèque et même de réserver leur place. Les responsables quant à eux, sont certains de respecter la jauge d’accueil maximale et d’offrir aux étudiants une expérience d’étude réussie.
Aujourd’hui, la technologie numérique fait partie intégrante de la vie des étudiants de la génération Z. Leur proposer des services digitaux apparaît donc comme une nécessité pour répondre aux contraintes de temps et d’organisation essentielles au bon fonctionnement d’un établissement de l’enseignement supérieur et à la satisfaction des étudiants.
