Pourquoi faut-il changer les logiciels de gestion dans l’enseignement supérieur ?

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Digitalisation dans l'enseignement supérieur

Réfléchir aux facteurs qui jouent un rôle fondamental sur le développement des universités et des écoles de l’enseignement supérieur, c’est aussi s’interroger sur les nouveaux outils qu’offre l’univers digital. Les outils actuels sont-ils suffisants à l’orée de l’année 2018 ? Correspondent-ils aux besoins des étudiants de la génération Z ? Ne serait-il pas judicieux de changer les logiciels de gestion de l’enseignement supérieur pour améliorer plus rapidement la performance et l’efficacité des établissements ?

 

Le casse-tête de l’administration dans les établissements d’enseignement supérieur

Oui, il faut digitaliser l’enseignement supérieur et nombre d’établissements consacrent un budget important à l’évolution de leur pédagogie digitale. Mais faut-il réaliser ces investissements au détriment de ceux ayant pour vocation d’améliorer la simplicité et la rapidité de l’administration ?

Il a en effet été prouvé à maintes reprises que la productivité administrative jouait un rôle aussi fondamental que la pédagogie dans la capacité d’attraction de nouveaux candidats et qu’à l’inverse, une trop grande complexité administrative rebutait les étudiants. Et pourtant, les universités et les écoles continuent d’utiliser des logiciels de gestion administrative parfois obsolètes et qui ralentissent souvent, voire complexifient, la moindre procédure administrative… Il est donc urgent de bâtir l’enseignement supérieur du 21ème siècle.

 

Changer de logiciel de gestion : un chantier urgent pour l’enseignement supérieur

La surprise, face à ce constat, c’est que des solutions pérennes et efficaces existent déjà dans le cadre de la transformation digitale, et certaines disponibles dans le Cloud avec tous les avantages que cela apporte. En effet, plusieurs logiciels conçus spécialement pour les universités et les écoles d’enseignement supérieur sont déjà disponibles en mode Cloud sur le marché et pourraient permettre de gagner énormément de temps sur les formalités administratives.

C’est vrai, le temps où les élèves faisaient la queue pendant plusieurs dizaines de minutes devant les secrétariats est révolu. Mais est-ce que cela signifie pour autant que les écoles et les universités disposent d’un logiciel de gestion adapté à leurs ambitions ? Dans la plupart des cas, le niveau réel d’automatisation des procédures administratives est encore largement en deçà des attentes, surtout au regard du développement technologique de ces dernières années.

Aujourd’hui, la technologie numérique fait partie intégrante de la vie des étudiants de la génération Z. Leur proposer des services digitaux apparaît donc comme une nécessité pour répondre aux contraintes de temps et d’organisation essentielles au bon fonctionnement d’un établissement de l’enseignement supérieur.

Grâce aux logiciels de gestion adaptés pour les universités et écoles de l’enseignement supérieur, il est désormais possible de :

  • Automatiser la validation des dossiers administratifs ;
  • Déléguer la saisie des dossiers des étudiants ;
  • Envoyer automatiquement des relances ;
  • Gérer le suivi des dossiers et des listes d’attente plus rapidement ;

Ces nouvelles solutions améliorent considérablement le travail du personnel administratif et automatisent les tâches secondaires comme la transmission des emplois du temps aux intervenants par exemple. Résultat : les équipes administratives pourront se concentrer sur l’essentiel : aider les étudiants rencontrant des difficultés, piloter les processus métiers, etc.

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